EN

Wichtige Termine, Fristen und Tipps für Aussteller der electronica

Hier finden Sie die wichtigsten Termine und Fristen für Ihren Messeauftritt bei electronica.

Nach der Aussteller-Anmeldung müssen Sie wichtige Schritte absolvieren, um erfolgreich als Aussteller teilnehmen zu können. Bitte folgen Sie den nachstehenden Anweisungen sorgfältig und beachten Sie die angegebenen Fristen.

1. Platzierungsprozess – Finden Sie Ihre perfekte Standfläche

Nach Beginn der Platzierung erhalten Sie einen Platzierungsvorschlag per E-Mail an den in Ihrer Anmeldung genannten Korrespondenzkontakt.

  • Bitte überprüfen Sie diesen Vorschlag sorgfältig, insbesondere in Bezug auf Lage, Standtyp und Größe. Wenn alles Ihren Vorstellungen entspricht, können Sie Ihre Standfläche durch Klicken auf den "Annehmen"-Button bestätigen und damit einen bindenden Vertrag abschließen.
  • Falls Sie eine andere Platzierung wünschen, klicken Sie bitte auf den "Ablehnen"-Button und beschreiben Sie Ihren bevorzugten Platzierungswunsch so detailliert wie möglich. Wir werden dann unser Bestes tun, um Ihnen einen neuen Platzierungsvorschlag innerhalb der Möglichkeiten zu unterbreiten.

Sobald Sie Ihren Standvorschlag bestätigt haben, erhalten Sie ab Juli 2024 Ihre Zulassungsrechnung. Weitere Informationen finden Sie unter "6. Rechnungsstellung – Zulassungs- und Abschlussrechnung".

2. Standbau – Den perfekten Messestand planen

In der über die Online-Anmeldung gebuchten Standfläche ist kein Standbau enthalten. Sie haben folgende Alternativen zur Erstellung Ihres Standes:

  • Einen eigenen Standbau verwenden, natürlich unter Berücksichtigung der Technischen Richtlinien; Sie können Leistungen aus dem Aussteller-Shop wie z.B. Strom hinzubuchen
  • Individuelle Bestellung von Ausstattung wie Strom, Trennwände, Möbel, Beleuchtung etc. (über den Aussteller-Shop)
  • Beauftragung eines Standbauers, z.B. meplan
  • Buchung eines Standpakets bei Anmeldung

Reichen Sie gegebenenfalls notwendige Unterlagen beim Technischen Ausstellerservice (TAS) ein, und zwar in folgenden Fällen:

  • Die Stand- oder Werbehöhe ist über 3m (Standplan)
  • die Standgröße ist über 100qm (Standplan)
  • es sind Standabdeckungen vorhanden (Standplan)
  • es wird ein Fahrzeug ausgestellt (Formular 1.2 „Anmeldung für vorbeugenden Brandschutz“ im Aussteller-Shop).

Technischer Ausstellerservice TAS1
Tel.: +49 89 949-21164
E-Mail: tas1@messe-muenchen.de

3. Aussteller-Shop – Alle Services für Ihren Messestand bequem online bestellen

Um Ihren Messestand perfekt auszustatten, bieten wir Ihnen eine Vielzahl von Leistungen wie Strom, Reinigung, Bewachung und Parkausweise an, die Sie über unseren Aussteller-Shop bequem online bestellen können.

  • Nachdem Sie Ihren Platzierungsvorschlag bestätigt haben, erhalten Sie per E-Mail Zugangsdaten zum Aussteller-Shop.
  • Bitte beachten Sie, dass es Bestell-Deadlines gibt und bei sehr kurzfristigen Bestellungen Zuschläge erhoben werden können.
  • Eine Bewachung des Messestands ist nicht im Standardpaket enthalten, daher empfehlen wir Ihnen, bei Bedarf eine eigene Bewachung im Aussteller-Shop zu buchen.
  • Wenn Sie eine Abendveranstaltung an Ihrem Messestand planen, können Sie diese ebenfalls über das entsprechende Formular im Aussteller-Shop anmelden.
  • Ihre Ausstellerausweise können Sie ebenfalls über den Aussteller-Shop erstellen. Diese stehen Ihnen vollpersonalisiert und elektronisch als Mobile-Ticket für Smartphone und Tablet oder als Print@Home-Ticket zur Verfügung. Als Hauptaussteller haben Sie die Möglichkeit, über ein Kontingent an kostenfreien Dauer-Ausstellerausweisen zu verfügen, deren Anzahl in Ihrem Platzierungsvorschlag aufgeführt ist. Es werden nur genutzte Ausweise berechnet, wobei die zuerst genutzten automatisch als kostenfrei gelten.

Bei Fragen steht Ihnen die Hotline des Aussteller-Shops gerne beratend zur Seite:

4. Ihr Eintrag im Ausstellerverzeichnis und im Visitor Guide

Ihr Eintrag im Ausstellerverzeichnis sowie im Visitor Guide der electronica wird vom Verlag jl. Medien e.K. betreut und ist somit unser einziger Partner in diesem Bereich.

  • Sie erhalten rechtzeitig vom Verlag den Korrekturabzug Ihres Eintrags. Bitte prüfen Sie diesen sorgfältig und geben Sie dem Verlag Rückmeldung.
  • Nutzen Sie die Chance, Ihren Eintrag im Ausstellerverzeichnis optimal zu gestalten, indem Sie die maximale Anzahl von drei Einträgen im Warenverzeichnis und drei Destinationen oder Marken ausnutzen (siehe auch Teilnahmebedingungen B). Dadurch können interessierte Besucher Sie besser finden.
  • Im Visitor Guide haben Sie die Möglichkeit, weitere kostenpflichtige Leistungen wie das Einbinden Ihres Logos zu buchen.

Achtung!

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass Aussteller der electronica häufig von fremden Firmen kontaktiert werden, die vermeintlich im Auftrag der Messe München handeln. Bitte beachten Sie, dass diese Firmen nicht von uns beauftragt wurden.

5. Auf- und Abbau – Praktische Tipps

Alle Informationen bezüglich Auf- und Abbau, Logistik und Verkehr auf dem Messegelände – z.B. Verkehrsleitfaden, Warenanlieferung, zugelassene Spediteure – finden Sie unter Logistik & Verkehr.

6. Rechnungsstellung – Zulassungs- und Abschlussrechnung

Sobald Sie Ihren Standvorschlag bestätigt haben, erhalten Sie Ende Juli 2024 Ihre Zulassungsrechnung.

  • Bitte beachten Sie, dass die Rechnung grundsätzlich auf die als Aussteller angemeldete Firma ausgestellt wird. Sollten Sie einen abweichenden Rechnungsempfänger wünschen, kontaktieren Sie bitte frühzeitig die Projektgruppe per E-Mail an projektleitung@electronica.de, um ein entsprechendes Formblatt anzufordern und zurückzusenden.
  • Mitaussteller können keinen abweichenden Rechnungsempfänger angeben.
  • Nachträgliche Rechnungsänderungen werden mit 50 EUR in Rechnung gestellt.

Die Abschlussrechnung wird Ihnen etwa 4 bis 6 Wochen nach der Messe zugestellt. Dabei wird der auf der Zulassungsrechnung aufgeführte Posten "Vorauszahlung für Serviceleistungen" berücksichtigt.

Achtung

Es ist möglich, dass gefälschte Rechnungen im Namen der electronica und/oder der Messe München verschickt werden. Alle Rechnungen der Messe München werden von folgender E-Mail Adresse versendet: noreply.electronicinvoice@messe-muenchen.de. Fragen Sie im Zweifelsfall gern bei uns nach.

TermineServicesKontakt

1. Dezember 2023

Start erste Platzierungrunde

Projektleitung

Ab Mitte April 2024

Exhibitor Enabling Programm – kostenlose Seminare für angemeldete Unternehmen

Exhibitor Enabling

Ab Anfang Mai 2024

Versand der Platzierungsangebote per E-Mail

Projektleitung

Ab Ende Mai 2024

Freischaltung zum Aussteller-Shop

Voraussetzung: Bestätigung des Platzierungsvorschlages

Projektleitung

Im Juni 2024

Versand der Zulassungsrechnungen

Projektleitung

Ab Juli 2024

Personalisierung der kostenlosen und zusätzlich bestellten Ausstellerausweise

Voraussetzung: Ausgleich der Zulassungsrechnung

Projektleitung

Bis 31. Juli 2024

Deadline Anmeldung der Mitaussteller und zusätzlich vertretenen Unternehmen

Projektleitung

Bis Ende August 2024

Buchung eines Forenslots im Aussteller-Shop

Projektleitung

Mitte September 2024

Finale Deadline für die Buchung von Anzeigen, Werbung und Marketing-Paketen im Aussteller-Shop

jl.medien

16. September 2024

Ablauf der Frist für technische Bestellungen über den Aussteller-Shop

Ablauf der Frist zur Einreichung von Standgestaltungsplänen

Technischer Aussteller Service

Bis Oktober 2024

Buchung von Werbeflächen

Media Sales

Ende Oktober 2024

Anmeldeschluss für Standfeiern

Security

7.–10. November 2024:
07:00 – 23:00 Uhr
11. November 2024:
07:00 – 18:00 Uhr (Standbau) und 18:00 – 20:00 Uhr (dekorative Arbeiten)

Aufbau
Eine Verlängerung der Aufbauzeit ist nur in Ausnahmefällen und mit schriftlicher Genehmigung der Hauptabteilung Technischer Ausstellerservice möglich.

Technischer Aussteller Service

11. November 2024

Letzte Buchung von Online Gutscheinen für ein Tagesticket

Werbemittel

12.–14. November 2024:
09:00 – 18:00 Uhr
15. November 2022:
09:00 – 15:00 Uhr

Messelaufzeit

Projektleitung electronica im Aussteller-Service-Büro vor Ort

15. November 2024: Messeende – 24:00 Uhr
16. November 2024: 00:00 – 23:00 Uhr
17. November und 18. November 2024: 07:00 – 23:00 Uhr
19. November 2024: 07:00 – 18:00 Uhr

Abbau

Technischer Aussteller Service

Ab Mitte Dezember 2024

Versand der Abschlussrechnungen

Projektleitung

Platzierungsprozess

1) Platzierungsbeginn

Die Aufplanung der Hallen beginnt am 1. Dezember 2023. Alle bis dahin angemeldeten Aussteller werden in der ersten Platzierungsrunde berücksichtigt.

2) Versand Platzierungsvorschlag

Ende Mai 2024 erhalten Sie einen Platzierungsvorschlag inkl. Hallenplan (per Email).

3) Rückmeldung Platzierungsvorschlag

Sie sind mit Ihrer Platzierung einverstanden?
Dann bestätigen Sie bitte Ihren Platzierungsvorschlag innerhalb der gesetzten Frist.

Bitte beachten Sie: durch die Bestätigung des Platzierungsvorschlags wird die Anmeldung rechtsgültig. Ab diesem Zeitpunkt fallen bei einer Stornierung Ihres Messeauftritts Stornogebühren an.

Sie sind mit Ihrer Platzierung nicht einverstanden?
Dann können Sie entweder eine alternative Platzierung anfragen oder Ihre Anmeldung kostenfrei zurückziehen.

Bitte melden Sie sich zu Ihrem Platzierungsvorschlag fristgerecht zurück, indem Sie diesen über den Button entweder bestätigen oder ablehnen.

Rechnungsstellung

1) Zulassungsrechnung

Die Zulassungsrechnungen werden im Juni 2024 verschickt. Zahlungsziel ist Ende Juli 2024.

Wichtig: Bitte schicken Sie wichtige Informationen für die Rechungsstellung (z.B. Auftrags-/Bestellnummern oder Formular „abweichender Rechungsempfänger“) bis spätestens Ende Oktober an projektleitung@electronica.de. Laut der besonderen Teilnahmebedingungen B ist eine spätere Rechnungsumschreibung nur gegen eine Gebühr von 50,00 EUR möglich.

2) Schlussrechnung

Der Versand der Schlussrechnungen erfolgt circa Mitte Dezember 2024.

Wichtig: Bitte schicken Sie wichtige Informationen für die Rechungsstellung (z.B. Auftrags-/Bestellnummern oder Formular „abweichender Rechungsempfänger“) bis spätestens Mitte April anprojektleitung@electronica.de. Laut der besonderen Teilnahmebedingungen B ist eine spätere Rechnungsumschreibung nur gegen eine Gebühr von 50,00 EUR möglich.

Absage Messeauftritt

1) Kostenfreie Absage des Messeauftritts

Die Anmeldung zur electronica ist zunächst unverbindlich. In der Phase zwischen Anmeldung und Bestätigung des Platzierungsvorschlags entstehen daher keine Stornogebühren.

2) Kostenpflichtige Absage des Messeauftritts

Durch die Bestätigung Ihres Platzierungsvorschlags wird die Anmeldung rechtsgültig. Ab diesem Zeitpunkt fallen bei einer Stornierung Ihres Messeauftritts Stornogebühren an. Die Stornierung muss in schriftlicher Form an projektleitung@electronica.de erfolgen.

Stornogebühren: Kann der Stand weitervermietet werden, betragen die Stornogebühren 25 Prozent des Beteiligungspreises. Sollte eine Weitervermietung nicht mehr möglich sein, werden 100 Prozent des Beteiligungspreises berechnet. Mehr Informationen finden Sie im Punkt "A5 Vertragsauflösung" der .